Para empresas de construcción, reformas e instalaciones

Automatización de procesos administrativos.

Ayudamos a reducir el trabajo manual en facturas, pagos, horas y presupuestos. Menos tareas repetitivas y más control de lo que está pendiente. Siempre que sea posible, con las herramientas que ya utiliza.

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¿Le resulta familiar?

Situaciones habituales en la oficina de una empresa de obra.

  • Facturas por todas partesLlegan por correo, en papel o por WhatsApp.
  • Documentos que se pierdenUn ticket en la furgoneta, un albarán sin archivar.
  • Pagos que se pasan de fechaEl vencimiento se descubre cuando ya ha pasado.
  • Información repartidaEntre correos, hojas de Excel y carpetas.
  • Horas metiendo datosCopiar lo mismo de un sitio a otro, cada semana.
  • Difícil saber qué está pendienteQué está pagado, qué se debe y qué falta por cobrar.

Ejemplo · Facturas de gasto

Cómo podría funcionar la gestión de sus facturas.

Un ejemplo de flujo que podemos diseñar para las facturas de proveedor. Cada paso se adapta a cómo trabaja su empresa.

  1. Llega la factura

    Por correo, o como foto o escaneo.

  2. Se recoge

    Desde el correo o una carpeta, sin reenviarla a mano.

  3. Se extraen los datos

    Proveedor, fecha, importe y vencimiento.

  4. Se registra

    En una hoja de Excel o, si es posible, en su programa.

  5. Se archiva

    Ordenada por proveedor u obra, para localizarla fácilmente.

  6. Se recuerda

    Aviso antes del vencimiento de pago.

Hoy

  • Facturas repartidas en varios canales
  • Datos copiados a mano
  • Vencimientos que dependen de la memoria

Con la automatización

  • Facturas centralizadas en un único sitio
  • Menos datos introducidos a mano
  • Recordatorios de vencimientos

La extracción de datos puede apoyarse en inteligencia artificial. Recomendamos que una persona revise la información antes de realizar cualquier pago.

Qué podemos automatizar

Algunos ejemplos de procesos administrativos. Lo habitual es empezar por uno.

  • 01

    Facturas de gasto

    Recoger, registrar y archivar las facturas de proveedor para tenerlas localizadas en un único sitio.

  • 02

    Pagos y cobros

    Recordatorios de vencimientos y avisos de cobros pendientes para facilitar el seguimiento.

  • 03

    Horas y partes

    Centralizar las horas y partes de cada obra para reducir errores y facilitar el control.

  • 04

    Presupuestos

    Agilizar su preparación a partir de plantillas, con un formato coherente.

  • 05

    Comunicación

    Avisos y recordatorios a clientes, proveedores o equipo para reducir llamadas y correos repetitivos.

  • 06

    Informes

    Resúmenes de lo pendiente de pagar y de cobrar, a partir de los datos registrados.

Proyectos

Automatizaciones que hemos montado con n8n e inteligencia artificial, funcionando y probadas con datos de prueba.

Proyectos de demostración: los nombres y logos de las empresas son ficticios.

  • Reformas ÉbanoEmpresa ficticia · Reformas
    Probado

    Registro automático de facturas

    Cada factura en PDF que llega por correo se lee con IA, sus datos se guardan en una hoja, el PDF se archiva y, si pasa de 1.000 €, llega un aviso.

    1. Correo con PDF
    2. IA lee los datos
    3. Google Sheets
    4. Google Drive
    5. Aviso
    Registro de facturas · nueva filaDatos de prueba
    Suministros Obra1.512,50 €15/11
    Ferretería López363,00 €31/10

    PDF archivado en Drive · Aviso enviado: factura de más de 1.000 €

    n8n · Gmail · Google Sheets · Google Drive · IA (Claude)

  • GestofiEsta misma web
    Probado

    Web profesional con asistente de IA

    Esta misma web: explica el servicio, recibe solicitudes por formulario y tiene un asistente que resuelve las dudas de los visitantes con la información del negocio.

    1. Visitante pregunta
    2. IA con la información del negocio
    3. Respuesta o contacto con una persona
    Conversación real con el asistenteExtracto
    Las facturas de los proveedores nos llegan por correo y algunas por WhatsApp, y las apuntamos a mano en un Excel. ¿Se puede automatizar?Sí, ese proceso se puede automatizar. En lugar de anotar manualmente, podemos hacer que las facturas se registren de forma automática en su Excel desde el correo y otros canales. En el diagnóstico valoraremos la mejor forma de hacerlo según cómo trabaja su empresa.¿Tendríamos que dejar de usar nuestro Excel?No, el objetivo es seguir usando su Excel. La automatización hace que los datos se registren directamente en él sin que tenga que hacerlo a mano.

    Diseño web · Formulario conectado · n8n · IA (Claude)

  • Instalaciones BrisaEmpresa ficticia · Climatización
    Probado

    Aviso de pagos que vencen

    Cada mañana revisa la hoja de facturas y, si alguna vence en los próximos 7 días, envía un solo correo con la lista. Si no hay ninguna, no molesta.

    1. Cada día a las 8:00
    2. Leer la hoja
    3. Filtrar fechas
    4. Un correo con la lista
    Correo recibidoDatos de prueba
    Facturas que vencen esta semana (2)

    – Factura de prueba 1: 121,00 € (vence el 10/10)
    – Factura de prueba 2: 242,00 € (vence el 12/10)

    n8n · Google Sheets · Gmail

  • Obras NórdicaEmpresa ficticia · Construcción
    Probado

    Informe semanal de facturas

    Cada lunes llega un resumen: cuántas facturas hay, el importe total, cuáles vencen en los próximos 30 días y cuáles conviene revisar.

    1. Cada lunes
    2. Leer la hoja
    3. Calcular resumen
    4. Correo
    Correo recibidoDatos de prueba
    Informe semanal: 3 facturas vencen en 30 días

    Facturas registradas: 5 · Importe total: 2.654,50 €
    Con el vencimiento pasado: 1. Comprueba si está pagada.

    n8n · Google Sheets · Gmail

  • Fontanería Gota AzulEmpresa ficticia · Fontanería
    Probado

    Asistente personal en Telegram

    El gerente le escribe desde el móvil y la IA le ayuda a redactar mensajes, organizar tareas o resolver dudas. Solo responde a su dueño.

    1. Mensaje en Telegram
    2. Filtro de seguridad
    3. IA con memoria
    4. Respuesta
    Ejemplo de usoTelegram
    Redáctame un mensaje para pedir presupuesto de tuberíasClaro: «Hola, ¿podrían enviarme presupuesto de 20 m de tubería multicapa de 20 mm para esta semana? Gracias.»

    n8n · Telegram · IA (Claude)

  • Pinturas OcreEmpresa ficticia · Pintura
    Probado

    Formulario que rellena la hoja

    El equipo apunta cada factura en un formulario sencillo y se guarda sola en la hoja de cálculo, con el IVA y el total ya calculados.

    1. Formulario
    2. Calcular IVA y total
    3. Google Sheets
    Registro de facturas · nueva filaDatos de prueba
    Ferretería López300,00 €IVA 63,00 €363,00 €

    n8n · Formulario · Google Sheets

Cómo trabajamos

Sin cambiar todo su sistema de golpe.

  1. Analizamos

    Entendemos cómo trabaja hoy su empresa y detectamos las tareas repetitivas que pueden automatizarse.

  2. Automatizamos

    Diseñamos e implantamos la automatización adaptada a ese proceso, y la probamos antes de ponerla en marcha.

  3. Acompañamos

    Revisamos su funcionamiento y hacemos ajustes cuando es necesario, según el servicio acordado.

Trabajamos con las herramientas que ya utiliza.

Siempre que sea posible, integramos la automatización con los programas de su empresa, para que se adapte a su forma de trabajar.

  • Correo electrónico
  • Excel / Google Sheets
  • Carpetas en la nube
  • Otros programas, según el caso

Utilizamos herramientas de automatización como n8n e inteligencia artificial cuando aportan valor al proceso.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que cambiar mis programas actuales?

No es el objetivo. Siempre que sea posible, trabajamos con lo que ya utiliza: correo, Excel o Google Sheets y carpetas en la nube. Si alguna herramienta no lo permite, se lo indicamos antes de empezar.

¿Necesito conocimientos técnicos?

No. La parte técnica la gestionamos nosotros, y le explicamos cómo funciona la automatización para que su equipo pueda utilizarla.

¿Qué tareas administrativas se pueden automatizar?

Sobre todo las que se repiten y siguen pasos parecidos: registro de facturas, recordatorios de vencimientos, seguimiento de cobros, registro de horas o preparación de presupuestos. Cada caso se valora de forma individual.

¿Se puede trabajar con Excel?

Sí. Excel y Google Sheets son herramientas habituales en este tipo de automatizaciones.

¿Se pueden automatizar las facturas?

Es uno de los procesos que mejor se prestan a ello. Las facturas que llegan por correo pueden recogerse y registrarse de forma automática. Las que llegan en papel o por mensajería necesitan un paso previo, como escanearlas o reenviarlas, que valoramos con usted.

¿Se puede adaptar a mi empresa?

Sí. La automatización se diseña a partir de cómo trabaja su empresa, no al revés.

¿Cómo empieza el proceso?

Con el formulario de contacto o una llamada. Le respondemos en un plazo de 24 horas laborables para entender qué proceso quiere mejorar y valorar si puede automatizarse. Este primer diagnóstico es gratuito y sin compromiso.

¿Cuánto tarda en implantarse?

Depende del proceso y de su volumen. Tras analizarlo, le indicamos el alcance y el plazo antes de empezar.

¿Qué ocurre después de implantar una automatización?

Revisamos que funcione correctamente y hacemos los ajustes necesarios. El alcance del seguimiento posterior se acuerda antes de empezar.

Solicite un diagnóstico gratuito.

Sin compromiso. Cuéntenos qué proceso administrativo quiere mejorar y analizaremos si puede automatizarse.

  1. Nos envía el formulario o nos llama.
  2. Le respondemos en un plazo de 24 horas laborables.
  3. Hablamos de su caso y le explicamos qué se puede automatizar.
654 42 59 38 latifaproject05@gmail.com

Lunes a viernes, de 9:00 a 18:00.
Trabajamos a distancia y, en algunos casos, de forma presencial en la zona de Barcelona.

Solo usaremos sus datos para responder a su solicitud.